¿Qué es el ciclo de ventas y cómo podemos optimizarlo?
Un ciclo de ventas es el proceso que ejecuta una empresa al vender un producto o servicio a un cliente. Este proceso, repetitivo y táctico, es un conjunto de acciones específicas que los ejecutivos de ventas siguen para convertir un prospecto en cliente.
En un ciclo de ventas, hay diferentes pasos para completar la transacción con nuevos clientes, desde el primer contacto hasta la firma del contrato:
- Encontrar clientes potenciales.
- Conectar con los clientes potenciales.
- Calificar a los clientes potenciales.
- Presentar a los clientes potenciales.
- Superar las objeciones.
- Cerrar el trato.
- Fomentar la captación de nuevos clientes.
Con un ciclo de ventas en marcha, el área comercial siempre sabrá cuál es su próximo movimiento y en qué punto del ciclo se encuentra cada cliente potencial. También puede ayudar a repetir el éxito o a precisar mejoras para cerrar acuerdos rápidamente.
La duración de un ciclo de ventas tiene un efecto crítico en el rendimiento de una empresa. La duración de este ciclo influye directamente en el índice de liquidez, la planificación presupuestaria, la gestión del inventario, el calendario de marketing y la estrategia de ventas.
En definitiva, cuanto más rápido sea la rotación de las ventas, más rápido crecerá una empresa, mientras que cuanto más lento sea el ciclo, mayor será el riesgo de tener problemas de liquidez y de quebrar. Por lo que una estrategia para acelerar el ciclo de ventas es algo que no se puede ignorar.
Principales consejos para optimizar tu ciclo de ventas
Todo equipo comercial es consciente que cuanto menos tiempo pase un posible cliente en su embudo de ventas, mayor será el retorno de la inversión (ROI) para la empresa, especialmente si se cuenta con un software para la gestión de contratos, ya que permite cerrar negocios de manera más rápida y eficiente.
A continuación, los 3 principales consejos para optimizar tu ciclo de ventas:
1.- Identifica los puntos débiles
2.- Encuentra los puntos más fuertes
3.- Facilita el flujo de trabajo y perfecciona los datos
Aquí algunas de las razones:
1.- Identifica los puntos débiles
Un ciclo de ventas B2B por lo general consta de varias etapas:
- Prospección.
- Alcance.
- Calificación.
- Realización de una oferta.
- Negociación.
- Cierre de la operación.
Es necesario repasar cuidadosamente cada etapa para detectar los puntos débiles. Averigua cuántos días tardan tus clientes potenciales en pasar a la siguiente fase. ¿Qué etapa es la que más tiempo consume? Una vez que hayas encontrado el motivo, debes examinar el ritmo de la conversación de ventas, el comportamiento de los prospectos y ver qué tipo de tácticas utilizan los representantes comerciales.
Es clave establecer plazos, ya que la ausencia de estos puede ser la razón por la que tus clientes potenciales toman más tiempo en dar sus respuestas. También debes mejorar la segmentación.
Si tu pipeline de ventas comienza a filtrarse en la etapa de calificación, puede que estés atrayendo a prospectos que son relevantes para tus intereses pero que no son los tomadores de decisiones que necesitas.
2.- Encuentra los puntos más fuertes
Una vez identificados los puntos más débiles, es el momento de examinar los canales más potentes. A veces, las ventas entrantes impulsan el mayor número de clientes.
En otras oportunidades, las mejores conversiones se consiguen mediante actividades de salida (por ejemplo, correos personalizados a un destinatario que aún no te conoce). Sin embargo, no es prudente solo confiar en estos canales para mantener la operación a flote. Los mercados cambian y maduran.
Es clave que uses los mejores canales de venta para descubrir nuevos enfoques para generar clientes potenciales e incluso, para potenciar los canales más débiles. Por ejemplo, si el marketing inbound B2B de tu empresa está bien desarrollado, pero no así el marketing outbound, puedes empezar a publicar su contenido en varias plataformas outbound que sean relevantes para el sector.
En caso de que existan canales que no producen resultados, debes eliminarlos inmediatamente. Eso no genera más que una pérdida de tiempo y recursos.
3.- Facilita el flujo de trabajo y perfecciona los datos
Si tus representantes de ventas tienen que hacer muchas tareas repetitivas cada día, deberías replantear la automatización de los procesos. La creación de documentos, la introducción de datos, el envío de mensajes de correo electrónico, entre otras actividades, pueden ocupar hasta 3 horas del tiempo de trabajo de los colaboradores.
En este sentido, la automatización del proceso dará a sus representantes de ventas un impulso necesario y les permitirá dedicar su tiempo a un mejor compromiso con sus clientes potenciales.
Además de pulir las campañas de ventas con la automatización, es fundamental organizar a los prospectos y cuentas por prioridad. Sin una buena organización, puedes perder hasta el 67% de los acuerdos potenciales.
¿Como acelerar el proceso de ventas B2B mediante el CRM Pipedrive?
Una de las maneras más efectivas para agilizar los procesos en la fuerza de ventas es identificando los obstáculos que han generado “cuellos de botella”, impidiendo la conversión en la última parte del proceso. En ese sentido, uno de los puntos críticos a la hora de cerrar ventas se relaciona con la firma del contrato, debido a que la gestión “manual” conlleva dos inconvenientes:
- Errores de forma y contenido debido a la premura para su aprobación.
- Largas esperas, o peor aún, el ciclo inicia y se devuelve constantemente generando un bucle, algo que suele suceder por la falta de claridad en la asignación de roles: si los roles no están claros, el contrato no tendrá el camino expedito para su resolución.
En cambio, un software especializado en la gestión de contratos -CLM, acrónimo de Contract Lifecycle Management- estandariza los modelos de creación y aprobación de contratos y deja en evidencia los roles y las responsabilidades de cada persona o departamento involucrado en el ciclo de vida del contrato.
La gestión óptima de un acuerdo contractual reduce costos y recursos, afianza la relación de la empresa con sus clientes, facilita las relaciones comerciales dentro y fuera de la compañía y aumenta la confianza y la fidelidad a la vez que agiliza el control de los hitos claves post firma.
Un contrato gestionado de forma óptima y eficiente aporta a la marca una clara ventaja competitiva: la celeridad del proceso de ventas y la disminución del error humano redundarán en un mejor servicio al cliente, debido a que este percibirá el proceso como ágil y confiable.